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Les Légendes d'Espigoule
 
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 Compte rendu de l'AG

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orden

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Nom du personnage: orden Mirhorn

MessageSujet: Compte rendu de l'AG   Jeu 24 Jan 2013 - 14:59

Présents : Arnaud A., Olivier C., Clément D., Sébastien D., Charly F, Roland G., Nathalie J., Eric L., Jean Baptiste L., Jean P., Véronique P., Sophie R.

Représentés (procuration) : Marianne F, Alexandra G., Nicolas G., Magali GG, Yann GG, Fabrice B.

Le quorum établi à 1/4 des membres, soit 12 membres est atteint, l'assemblée générale est reconnue valide.

Bilan moral

Le bilan moral est conforme aux objectifs posés par l'AG 2012
- Ont été organisés 1 GN 1 Fabliau-GN : GN Le Village, au printemps, organisé par Olivier, Seb, Mag, Nath et FabliauGN "L'horreur est humaine" organisé à l'automne par Roland et Eliza.
- Participation annuelle au Salon du Jeu de Gemenos (taverne), cette activité est majeure pour les finances de l'association,
- Le garage a été déménagé d'Aubagne à Gap (garage voisin d'Atog), ce déménagement reste à finaliser,
- Il a avait été prévu de rester à la Caisse d'Epargne suite à une amélioration des prestations ... qui n'a été que de courte durée,
- La réalisation de prestations "spectacle" ou "jeu de rôle" avait été évoquée mais aucun projet n'a été porté au cours de l'année.

Le bilan moral est voté avec 1 Abstention et 16 Pour

Bilan financier
L'année 2012 se caractérise par un bilan réalisé en bonne et due forme mais aussi par un déficit record.
Est inscrite au débit une somme de 4588 € et au crédit une somme de 3142 €.
Ce deficit s'explique par un investissement un peu fort sur le GN le Village et par le fait que le fonctionnement de l'association n'a pas été intégré au bilan des deux GN de l'année.
Le poste de dépense le plus important est celui des locations avec la location de Peyrolles dont le cout est nettement supérieur à ce qu'il est d'habitude et à la location du garage d'Aubagne payé jusqu'en fin 2012 un encaissement tardif du garage d'Aubagne 2011 une avance pour 2013 du garage de Gap. Le déménagement a également causé une dépense notable.
Toutes ces dépenses de "fonctionnement" n'ont pas été compensées par une augmentation de la PAF des GN's.

Le bilan financier est voté à l'unanimité

Prévision d'activité 2013

1- Murder
L'activité murder est intégrée à l'activité des Légendes d'Espigoule par la volonté d'organisation de Seb et Olivier d'une murder en 2013 : Coup de froid organisé le 16-17 Mars. L'intégration de cette activité est validée. Aucun objectif n'est fixé pour cette activité. Toute volonté d'organisation de murder par les membres sera bienvenue et soutenue techniquement et administrativement. Mais est soumise à la présentation d'un prévisionnel financier (intégrant une part des couts de fonctionnement de l'association.

2- Animation
Roland se propose pour participer à d'éventuelles animations ou prestations rémunérées (contre défraiement partiel). Aucune animation n'est identifiée pour l'année 2013.

3- Les GN's
- Olivier propose un GN Harry Potter pour fin 2013 - début 2014. Ce GN nommé "Durmstang'64" est partiellement écrit par Olivier ( récupération de règles et de backs d'un précédent GN HP "Durstang". 2 sites sont identifiés pour accueillir ce GN : Château de Buoux (100 personnes, cout de location important à négocier, public national), Charriots du Buech 05 (50 personnes, site moins prestigieux, public régional).
- Roland demande s'il est possible d'organiser un GN sur plus de 2 jours. L'évolution des formats de jeu peut être une bonne chose. Des jeux longs peuvent intéresser des joueurs, surtout s'il est possible de ne jouer qu'une partie du jeu. Un projet pourrait peut être développé dans ce sens à Château Queyras. L'association est ouverte à ce type de projet de GN
- Pour 2013, un GN "Espigoule" doit être organisé à l'automne pour assurer un GN de taille normale dans l'année. Des volontés d'appui à l'organisation ont été exprimées par Nath et Charly pour un GN à l'automne, par JB pour un fabliau.

4- Chateau Queyras
Site identifié par Olivier, château médiéval dans un site superbe dans le 05, le propriétaire a ouvert la possibilité que l'on y joue des GN's ... à condition que le château reste ouvert au public. Des artifices techniques sont possibles pour limiter la "géne" de la proximité avec le public (sectorisation du jeu en journée, groupe tournant assurant une "animation" drainant le public sur un lieu, justification "en jeu" des touristes, ...). Olivier espérait pouvoir organiser un GN en Mai à Chateau Queyras, les négociations avec le propriétaire n'ont pas abouti pour permettre cela. Les négociations seront reprises au printemps, éventuellement avec une proposition d'animation ponctuelle pour affermir la relation avec le propriétaire.
L'objectif est de faire de Chateau Queyras un site de GN utilisable par diverses assos.

5- Projet GN multiasso Hallapandur
Le projet de GN Hallapandur de taille inhabituelle avec des scenaristes d'Hallapandur, d'Atog et d'Espigoule devrait voir le jour pour 2014.

6- Tarifs
Le profond déficit de l'année 2012 oblige à reconstituer un fond de roulement un peu supérieur aux 700 € actuels ET à intégrer le fait que le tarif pratiqué en 2012 (PAF 35 €) est trop faible par rapport aux couts entrainés par ces GN. Il convient de calculer plus finement à la fois le prévisionnel de chaque événement mais aussi une part des frais de fonctionnement de l'association pour ne plus perdre d'argent sur les GN et consacrer une part des bénéfs de Gemenos à la reconstitution du fond de roulement. Cette augmentation est considérée comme raisonnable de l'ordre de 10 €

7- Banque et assurance
Le compte Caisse d’Épargne entraine des frais bancaires exorbitants (8E/mois) pour un service minimum. Roland se propose pour rechercher une banque offrant des services plus adaptés à nos besoins (compte en ligne, possibilité de dépôt de chèque et espèces en divers points, chéquier) et moins chers. Il est mandaté pour effectuer ces démarches. Le CA est mandaté pour effectuer les procédures de changement de banque, le cas échéant.
L'assurance de la FédéGN est considérée comme peu satisfaisante et l'idée qu'elle était la moins chère est probablement mise à mal par le fait qu'elle ne couvre le garage et entraine donc la nécessité de prendre une assurance complémentaire pour le garage. L'association est engagée en 2013 avec la FédéGN mais soutiendra la recherche d'autres solutions d'assurance, avec les associations "amies". Le CA est mandaté pour procéder à des demandes de devis et éventuellement pour effectuer le changement d'assurance.

Règles
Les règles du jeu ont été, cette année, considérées comme peu claires et peu pratiques par certains membres de l'asso. Roland soutient cette position et propose de faire une relecture - réécriture des règles pour les simplifier et les clarifier. Cette mission lui est confiée. Son travail devra être validé par le Conseil d'Administration avant application.
La place de l'Artisanat introduit en 2012 est considérée comme trop contraignante. Il faut que les règles d'Artisanat et sa mise en œuvre dans le scenar et dans le jeu, fasse que ce plan du jeu puisse être optionnelle pour chaque joueur, certains n'éprouvant aucun intérêt pour ce type de jeu.

Conseil d'administration
Les postes à renouveler en 2012 (principe du l'élection au CA pour 2 ans induisant un renouvellement partiel) sont ceux de Olivier C et Sebastien D [et Jean P]. (Le poste de Sophie R. est considéré par erreur comme renouvelable mais ne l'est pas. Le poste de Jean P. était lui renouvelable).
Se présentent : Olivier C, Sébastien D., Roland G. Élus respectivement à l'unanimité des présents moins 1 voix, à l'unanimité des présents moins 1 voix et à l'unanimité moins 3 voix.
(L'erreur faite sur le renouvellement du poste de Jean P. n'ayant pas été signalée en cours d'AG, le CA décide de prolonger son poste au CA d'un an.)
La composition du CA 2013 est la suivante : Olivier C., Sébastien D., Roland G., Alexandra G., Nicolas G., Jean P., Sophie R.

CR du Conseil d'Administration
Le conseil d'administration se réunit dans la foulée du CA et procède à l’élection du bureau.
Sébastien D : Président
Olivier C : Vice-président
Alexandra G : Trésorière
Roland G : Trésorier adjoint
Nicolas G : Secrétaire
Sophie R: Secrétaire adjointe
Jean P: Membre honoraire


Dernière édition par orden le Jeu 24 Jan 2013 - 15:01, édité 1 fois
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