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Les Légendes d'Espigoule
 
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 Assemblée générale 2009

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olivier
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MessageSujet: Assemblée générale 2009   Jeu 17 Déc 2009 - 8:22

Les Légendes d'Espigoule invite ses membres à son assemblée générale extraordianaire 2009 le 16 Janvier 2010, au gîte du col de Manse, à partir de 14h et en marge de la traditionnelle Winter Atog.

Pour nous trouver voici le lien via michelin :
http://www.viamichelin.fr/viamichelin/fra/dyn/controller/Cartes?strCountry=1424&strAddress=manse&strMerged=Forest+saint+julien+05&x=16&y=12&ie=UTF-8v

Cette année, outre les habituels bilans moral et financiers, nous vous présenterons un projet de fusion ou d'union des associations "Les légendes d'Espigoule", "Atog" et 'l'Heritage d'Hallapandur". Plusieurs options vous seront présentées. En fonction du choix que vous ferez, nous serons conduits à dissoudre l'association, à changer ses statuts ou à continuer normalement l'assemblée générale par une élection des membres du CA et une discussion sur les activités de l'année 2010.
Si l'union ou la fusion est choisie, nous poursuivrons par l'AG constitutive d'une nouvelle association regroupant les trois associations précitées.


La participation à la Winter Atog (une soirée de jeux, de discussions et de détente rolistiques) comprenant les repas du samedi soir et dimanche midi ainsi que le petit-déjeuner de dimanche, le couchage dans le gite est de 20 € + 5 € d'adhésion à l'association Atog. Gratuit pour les enfants de moins de 12 ans.
Pensez à amener couchages et affaires chaudes, on est dans les Alpes et il pèle pour de vrai l'hiver !!! les matelas sont sur place. Pensez à prendre un matelas en rab si vous en avez un (le nombre de fanatiques ne cessant de croître chaque année).

Pensez à prendre vos jeux de société favoris afin de les faire découvrir aux autres et de partager de sympathique moments.

Afin d'organiser au mieux votre séjour, prevenez de votre venue Sophie : 06 74 45 79 73 secretaire@atog.org

Si vous ne pouvez être présent, donnez procuration par le biais de la convocation que vous devez avoir reçu (si vous n'avez pas recu votre convoc, signalez le !)
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olivier
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Mar 29 Déc 2009 - 16:11

Parmi l'ordre du jour principal de cette AG extraodinaire, nous
envisagerons l'intégration d'Espigoule à une union d'association de GN.
Cette union, dans la mesure où elle est destinée à simplifier la
gestion administrative de nos trois association peut entrainer une
simplification drastique de nos statuts.

Statuts actuels de l'association Les Légendes d'Espigoule a écrit:

Article 1 Titre
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901 ayant pour titre :Les Légendes d’Espigoule

Article 2 Objet
Cette association a pour but de créer et d’organiser des jeux de rôle en grandeur nature, activité ludique et costumée mettant en œuvre l’imagination et la création théâtrale dans un contexte fantastique.

Article 3 Siége social
Le siége social est fixé à l’adresse suivante :
Chez Mr Sebastien DURAND
Bat A Domaine des Pins, 29 allée Cervantes
13009 MARSEILLE

Article 4 Membres
L’association se compose de :membres actifs
Personnes physiques ou morales concourants au fonctionnement de l’association et payant une cotisation annuelle fixée chaque année par l’assemblée générale.
membres bienfaiteurs
Personnes physiques ou morale se contentant de l’apport d’une cotisation annuelle.
membres d’honneurs
Personnes physiques ou morales ayant rendues des services importants à l’association et dispensées de cotisation annuelle.

Article 5 Admission des membres
Pour faire partie de l’association, il faut être agréé par le bureau qui statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’admission présentées.

Article 6 Déchéance des membres
La qualité de membre se perd :
par démission présentée par lettre adressée au président du Conseil d’Administration, par radiation par le conseil d’administration, pour non-paiement de la cotisation, pour non-respect du règlement intérieur ou pour motif grave allant à
l’encontre du bon fonctionnement de l’Association. Le membre intéressé aura été préalablement appelé à fournir des explications,le décès, la démission ou l’exclusion d’un des adhérents ne met pas fin à l’association.

Article 7 Financement
Les ressources de l’association comprennent : les cotisations de ses membres,des contributions bénévoles,le produit des manifestations,et les subventions éventuelles publiques et privées.
L’exercice comptable commence le 1 Janvier et finit le 31 Décembre de chaque année.

Article 8 Conseil d’administration
L’association est administrée par un Conseil d’Administration de 4 à 8 personnes élues parmi les membres. Ils sont élus pour 2 ans au scrutin secret par l’Assemblée Générale ordinaire et sont rééligibles. Le Conseil d’administration est renouvelé chaque année par moitié, les membres sortants étant désignés par le sort.
Le conseil d’administration se réunit obligatoirement au moins une fois tous les 6 mois et chaque fois qu’il est convoqué par son Président ou sur la demande du quart de ses membres.
Les délibérations du Conseil d’Administration ne sont valables que si au moins la moitié des membres siégent en séance. La
validité des votes requiert la majorité des membres présents ou représentés, la voix du président étant prépondérante en cas de partage.
Il est tenu des procès verbaux de séance, signés par le président et le secrétaire.

Article 9 Fonctions du Conseil d’Adminstration
Le Conseil d’Administration est chargé de l’autorisation de tout achat et décide de l’emploi des fonds disponible, décide de l’admission ou de l’exclusion des adhérents, représente l’association devant des tiers,rédige et corrige le règlement intérieur, prépare l’Assemblée Générale dont il arrête l’ordre du jour, les états de situation, inventaires, comptes et toutes proposition à faire aux adhérents.

Article 10 Bureau du Conseil d’Administration
Le conseil d’administration élit parmi ses membres et par scrutin secret un Bureau composé d’ :un président, un vice-président,un trésorier,un secrétaire.Les membres du Bureau sont élus pour 2 ans et sont rééligibles.

Article 11 Fonctions du Bureau
Le président assure l’exécution des décisions du Conseil d’Administration et le fonctionnement régulier de l’Association, il ordonne les dépenses et peut faire ouvrir au nom de l’association tout compte bancaire ou compte chèques postaux. Il peut déléguer à cet effet la signature au Trésorier, Le Vice président seconde le président et le remplace en cas d’empêchement, Le secrétaire est chargé des convocations, le la rédaction des procès verbaux, de la correspondance, Le trésorier tient les comptes de l’association.

Article 12 Assemblée générale ordinaire
Les assemblées sont convoquées par décision du Conseil d’Administration ou sur la demande s’au moins un quart des adhérents. Elles ont lieu au moins une fois par an.
La convocation aux assemblées est réalisée au moins quinze jours avant la date fixée par le secrétaire et par courrier (postal ou électronique). L’ordre du jour est joint à la convocation.
Les assemblées générales régulièrement constituées comprennent l’ensemble des adhérents et obligent par leurs décisions
tous les adhérents.
Chaque membre actif peut représenter un autre membre actif si celui-ci lui a donné une procuration écrite.
Il est tenu une feuille de présence portant le nom et domicile des adhérents présents certifiés par leur signature ou les procurations. L’assemblée délibère valablement que si elle atteint le quorum d’un quart des membres de l’association présents ou représentés. Les décisions sont adoptées à la majorité des voix 1 de ses membres actifs.

Article 13 Déroulement et fonctions des Assemblées Générales
Le président assisté des membres du bureau, préside l’assemblée et expose la situation morale de l’association. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée. Il est procédé après épuisement de l’ordre du jour au remplacement du conseil sortant. Ne sont traitées, lors de l’assemblée générale que les questions soumises à l’ordre du jour ou proposées par courrier par un adhérent au moins huit jours avant la tenu du Conseil d’Administration.
L’assemblée générale ordinaire vote les prévisions budgétaires de l’exercice suivant, pourvoit chaque année au remplacement des administrateurs sortants, elle approuve (ou non) le règlement intérieur établi par le conseil d’administration, elle fixe sur proposition du Conseil d’administration le montant et l’échéance des nouvelles cotisations, elle vote les orientations dans
les activités de l’association proposées par le conseil d’administration.

Article 14 Assemblée générale extraordinaire
Elle fonctionne de la même manière que l’assemblée générale ordinaire pour ce qui est des convocations et votes (voir article 12).Son objet est l’apport de modifications aux statuts ou la dissolution éventuelle de l’association.

Article 15 Règlement intérieur
Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration et approuvé par l’assemblée générale.
Ce règlement éventuel est destiner à fixer les points non prévus par les statuts notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Article 14 Dissolution
En cas de dissolution prononcée par deux tiers au moins des membres présents ou représentés à l’assemblée générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu est dévolu conformément à l’article
9 de la loi du 01/07/1901 et du décret du 16/08/1901
.

Cette simplification pourrait être la suivante :

Article 1 Titre
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901 ayant pour titre :Les Légendes d’Espigoule

Article 2 Objet
Cette association a pour but de créer et d’organiser des jeux de rôle en grandeur nature, activité ludique et costumée mettant en œuvre l’imagination et la création théâtrale dans un contexte fantastique.

Article 3 Siége social
Le siége social est fixé à l’adresse suivante :
A VOIR

Article 4 Participation à une union d'association
L'association est intégrée à une union d'associations ayant le même objet nommée [La babouche d'airain] dont les statuts ont été déposés le xx/yy/zzzz à la préfecture de xxxx. Cette union d'association à pour finalité la gestion en commun des tâches administratives et financières de ses membres de droit moral.

Article 5 Membres
L'association se compose de membres de droit. Ces membres sont adhérents de l'union [La babouche d'airain] et sont désignés parmi ses membres comme référents pour l'association "Les Légendes d'Espigoule".
Le nombre minimum de membres de droit est de 2.

Article 6 Déchéance des membres
La qualité de membre se perd :
- par démission présentée par lettre
adressée au représentant légal,
- par perte du statut de membre de l'union [La babouche d'airain],
- le décès, la démission
ou l’exclusion d’un des adhérents ne met pas fin à l’association.

Article 7 Fonction des membres de droit
Les membres de droit ont comme fonction, au sein de l'union [La babouche d'airain] de maintenir l'esprit développé par l'association "Les Légendes d'Espigoule" dans la réalisation de son objet. Ils valident les projets, les soutiennent et apportent leur expertise.
Ils peuvent, à l'unanimité, demander la dissociation de l'association "Les Légendes d'Espigoule" de l'union [La babouche d'airain] et rédiger des statuts permettant le fonctionnement de l'association hors de l'union à laquelle elle appartient.

Article 8 Représentant légal
Parmi ses membres, l'association désigne un représentant légal par élection à la majorité absolue. Ce représentant légal perd son titre par démission ou perte de son statut de membre. La déchéance du statut de représentant légal de l'un des membres provoque l'élection d'un nouveau représentant légal.
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olivier
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Sam 2 Jan 2010 - 13:36

Ce post a valeur de convocation pour les membres des Légendes d'Espigoule

L'Assemblée Générale 2009 se tiendra le 16 Janvier 2009 à Manse (Champsaur-05) en marge de la Winter ATOG. En voici l'ordre du jour que voici :

Bilan moral 2008
N'ayant retrouvé de CR de l'AG 2008, je ne peux faire de bilan de nos activités au regard des orientations de l'AG de l'an dernier.

- Changement d'adresse : le changement d'adresse n'a pas été finalisé. Les trés nombreuses piéces necessaires à cette formalité trés sensible pour la sécurité nationale ont été déposées à la préfecture des Bouches du Rhône (un grand merci à Nathalie et à Nicolo). Cependant il manque les piéces d'identité de quelques membres du CA. Ainsi, ce changement d'adresse n'est pas finalisé. Actuellement, le compte bancaire est adressé à Gap et j'utilise l'adresse à Marseille chez Seb comme adresse "officielle".
- Dans l'attente du changement d'adresse, le changement de compte n'a pas été réalisé.
- Ces 2 "formalités" ont été décidées il y 2 ans
- Adhérents : 34 adhérents en 2009 (pour rappel : 21 en 2008, 82 en 2007, 30 en 2006).
- 1 GN : Le protocole de Thiercelieux 29-30 Aout à Montmaur (05), GN ayant réunis 34 personnes avec un bel investissement, de nouvelle énergies coté orga et un beau week-end sous l'ombre lointaine de Hieronimus Bosch.
- GN annulé : Le Trou du .. Gari (prévu en mars au Trou du Rat). A été reporté malgré un plein d'inscriptions pour un problème de site pas réservé à temps.
- Salon du jeu de rôle et de l'imaginaire : Taverne (vente d'hypocras et de cidre) et animation du salon (tombola, vente aux enchères, joute), bonne recette financière et bonne image dans une bonne ambiance comme d'habitude.
- Animation du carnaval aux Allées Provençales (Aix) avec ATOG et Rôle en Lubéron
- Interassociatif : Prêt de matos et échanges de coups de mains avec L'héritage d'Hallapandur et ATOG, partage d'un garage avec Rôle'n'Troll

Bilan financier
Comme depuis quelques années, la trésorerie est très saine puisque le solde croit continuellement.
En revanche, la comptabilité est toujours aussi inexistante. J'ai fait un bilan 2009 sur la base des factures disponibles mais il manque encore quelques éléments (notamment le relevé de compte de décembre pour savoir si les allées provençales ont été payées ou non).
Les comptes sont globalement équilibrés (avant l'entrée des allées provençales, le paiement à Atog et à Rôle en Lubéron de leur côte part et le paiement du garage de Gemenos, les dépenses sont de 1701 € et les recettes de 1791 €)

Le conseil d'administration
Le conseil d'administration réunit 4-8 personnes, élues pour 2 ans et est renouvelé par moitié chaque année.
Il est actuellement composé de 10 membres dont 6 occupent les 6 postes du bureau (Président : Olivier Chandioux-, Vice président : Sébastien Durand- , secrétaire : Béatrice Piotte-, secrétaire adjoint : Benjamin Larue-, trésorier : Fabien Tardivo-, trésorière adjointe: Alexandra DiCastillo-, Responsable communication: Christian Damiano-, Eric Legloan, Jean Baptiste Lemma, Fabrice Brignano). Les mandats de Olivier Chandioux, Béatrice Piotte, Benjamin Larue, Fabien Tardivo, Alexandra di Castillo, Christian Damiano, Eric Legloan, Jean Baptiste Lemma arrivent à échéance.
Bilan de ce CA pléthorique : Pas plus efficace et très lourd. C'est l'importance de notre CA qui a empêché de finaliser le changement d'adresse. Je demande, comme président, que cette année le CA soit le plus réduit possible.
D'autre part, je tient à repréciser que la position au sein du CA vise à guider l'association dans sa vie "administrative" et dans ses orientation. Il n'y a pas de lien fonctionnel avec l'organisation des GN.

Fonctionnement de l'asso
Toujours bancale, le transfert de la gestion quotidienne de l'association du président vers les nouveaux membres du bureau n'a toujours pas été réussie même si des membres (hors bureau) se sont investis dans des tâches diverses.
Des discussions sont nécessaires pour clarifier ce fonctionnement.

Vers une union d'associations ?
Des discussions ont été creusées dans la fin de l'année 2009 pour étudier la possibilité et l'intérêt d'unir les fonctionnements administratifs des associations ATOG, Les Légendes d'Espigoule et L'héritage d'Hallapandur. L'idée générale est de mutualiser les tâches administratives de ces 3 associations (adhésion des joueurs, paiements d'assurance, comptabilité, fonctionnement démocratique, représentation, événements rémunérateurs) qui pourraient continuer à servir de support à l'organisation de GN dans leurs mondes respectifs et dans le respect de leur identité. Une solution administrative existe : l'union d'association. Un certain travail a été engagé par les CA des 3 assos sur les modalités d'une possible union entre ces 3 associations qui pourrait se faire dans le cours de l'année ou à l'occasion de l'AG 2010. Certaines procédures pourraient d'ailleurs être testées en 2010.

Programmation de l'année 2010
- Pas encore de GN programmé, toute idée est la bienvenue pour le programme 2010, il est nécessaire de faire émerger un GN au cours de ce week-end d'AG
- Participation au salon du jeu et de l'imaginaire 2010

Investissement matériel,

Réfléchissez à vos envies de GN's et de Fabliaux, faites nous part de vos envies / projets ... affraid


Dernière édition par olivier le Dim 3 Jan 2010 - 17:39, édité 1 fois
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Sam 2 Jan 2010 - 17:50

Bonjour,

Nicolas et moi-même y seront.


A++
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Sam 2 Jan 2010 - 20:41

euhhhhh

c'est le 11 janvier ? 2009 ? (huhu)
j'avais cru voir passer un email pour la winter d'ATOG au 16-17 janvier 2010

quelles sont les dates finalement les bichettes ? ^^

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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Dim 3 Jan 2010 - 17:40

Hehe ! Y'avais une erreur de copier coller.
M'enfin, si certains se sentent le secretariat d'Espigoule Very Happy Very Happy
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Dim 3 Jan 2010 - 18:00

hmmm... si c'est une proposition style "faites-le" pour que tu fasses tout derrière, tu vas avoir un tas de candidats !!! mouahahahaaa !!

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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Dim 3 Jan 2010 - 23:19

hihi Cool [rie jaune ... jaune comme un bon pastis]
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Dim 10 Jan 2010 - 18:04

je vais monter. si quelqu'un veus faire du co voiturage...
J'ai un paquebot alors faut en profiter..
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Lun 11 Jan 2010 - 8:11

Si on te dis qu'on est intéressé?... tu nous crois?
Contente de savoir qu'on va te revoir!

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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Mar 12 Jan 2010 - 7:15

Une arrivee en fin d'aprem (genre 17h00) ca convient ??
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Mar 12 Jan 2010 - 18:23

Oui.

En fait, on aurais aimé enchainer les AG Atog et Espigoule dans l'aprés midi - début de soirée.
Atog pour commencer, Espigoule à l'heure de l'apéro
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Jeu 14 Jan 2010 - 10:05

a l'appérot t'a peur de rien?
vous y serrez? (sclink et schlinkette!!)
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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Jeu 14 Jan 2010 - 13:19

Inforoute : Aujourd'hui route très correcte au moins jusqu'à Gap.

Pour les parents : pensez à prendre des rechanges, des bottes, des combi de ski. Y'a de la neige en quantité !
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Alstromeria



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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   Ven 15 Jan 2010 - 8:47

Présents!
de la neige???? mais comment est-ce possible?!
On avait même prévu d'emmener les maillots de bain... heu non la luge.

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MessageSujet: Re: Assemblée générale 2009   

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